Professionisti iscritti agli Ordini: quanti sono realmente conformi al GDPR e pronti a rispondere alle esigenze ed ai diritti del cliente/interessato?

Il rispetto del codice deontologico dell’albo di appartenenza e del segreto professionale non giustifica in alcun modo il professionista ad avere una lacunosa “impalcatura” privacy che non sia pienamente conforme a quanto previsto dal GDPR.

In caso di segnalazioni da parte di clienti/interessati, infatti, il Garante della Privacy può prendere provvedimenti nei confronti del professionista responsabile di aver violato quanto previsto dal Reg. UE 2016/679. 

LA FATTISPECIE

Quanto sopra descritto è accaduto recentemente ad un avvocato: il professionista, dopo aver ricevuto formale istanza di accesso dati da parte di un cliente (ex art. 15 del Reg. UE 2016/679), aveva tardato nel dare riscontro al proprio assistito; decorso oltre un mese (termine previsto dalla normativa per tali adempimenti) dall’invio dell’istanza senza ricevere risposta alcuna, il cliente decideva di segnalare il comportamento del professionista all’Autorità di riferimento.

L’avvocato, senza essere a conoscenza della segnalazione effettuata, inviava comunque quanto richiesto al suo assistito spontaneamente, anche se con ritardo rispetto alle tempistiche previste dalla normativa.

In seguito all’intervento del Garante, il professionista, con una memoria difensiva, cercava di spiegare le motivazioni che avevano comportato tale ritardo: l’avvocato aveva cercato di giustificare l’accaduto per l’enorme carico di lavoro all’interno del suo studio e, in secondo luogo, a causa della necessità di ottenere un determinato fascicolo da un ufficio giudiziario, al fine di confrontare alcuni documenti con quelli presenti nel fascicolo di studio.

Tale argomentazione, però, non veniva ritenuta idonea dal Garante a giustificare il ritardo nel riscontrare l’istanza di accesso ai dati:

“omettendo di adempiere all’obbligo di informativa del ritardo prescritto dalla disposizione eurounitaria, il cui adempimento era del resto di facile esecuzione, consistendo nella mera comunicazione all’interessato, senza particolari oneri o formalità, dei motivi del ritardo”.

Non inviando la documentazione richiesta e, soprattutto, non dando alcun riscontro all’interessato per l’istanza ricevuta, l’avvocato – in qualità di titolare del trattamento – violava l’art. 12, par. 3, del GDPR:

“Il titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.”

Con il provvedimento 17 del 27 gennaio 2022 l’Autorità, in virtù del fatto che l’avvocato aveva comunque provveduto spontaneamente ad inviare quanto richiesto e, trattandosi di un danno di lieve entità senza ulteriori fattori aggravanti, riteneva di ricorrere esclusivamente ad un ammonimento.

CONCLUSIONI

Per tali motivi, alla luce del provvedimento sopra citato, viene ribadita la necessità anche per i professionisti di adottare un modello organizzativo privacy conforme al GDPR; nel caso di specie, ad esempio, la consultazione preventiva di un esperto in materia avrebbe permesso al professionista di assimilare principi, tempistiche e adempimenti necessari.

Quanto sopra descritto avrebbe permesso all’avvocato di evitare sanzioni e, soprattutto, danni reputazionali per violazione dati dei propri clienti/assistiti.

Per una valutazione del tuo modello organizzativo contattaci scrivendo alla mail brandimarte@bsmartlc.it

Avv. Stefano Alberto Brandimarte